Firmenumzug mit Mehrwegboxen: So gelingt der Büroumzug

Ein neues Büro bedeutet für viele Unternehmen einen wichtigen Schritt. Vielleicht wächst das Team, die bisherigen Räume sind zu klein geworden oder ein neuer Standort bietet bessere Arbeitsbedingungen. Bis alle Mitarbeitenden am neuen Arbeitsplatz sitzen, gibt es allerdings einiges zu organisieren.

Neben Möbeln und technischen Geräten müssen auch Akten, Büromaterial, persönliche Gegenstände und zahlreiche Kleinteile umziehen. Gerade bei größeren Teams entsteht dabei schnell ein unübersichtliches Durcheinander.

Mehrwegboxen können einen Firmenumzug deutlich erleichtern. Die stabilen Kunststoffboxen lassen sich sofort befüllen, platzsparend stapeln und nach dem Umzug wieder zurückgeben. In Kombination mit einer klaren Beschriftung und einer guten Planung bleiben auch bei vielen Arbeitsplätzen die wichtigsten Dinge auffindbar.

In diesem Ratgeber erfahren Sie, wie Sie Ihren Firmenumzug Schritt für Schritt vorbereiten, wie viele Umzugsboxen Sie benötigen und worauf es beim Verpacken von Akten und Büroausstattung ankommt.

Warum eignen sich Mehrwegboxen für einen Firmenumzug?

Bei einem Büroumzug müssen häufig viele gleichartige Gegenstände innerhalb kurzer Zeit transportiert werden. Dazu gehören beispielsweise Aktenordner, Bücher, Büromaterial und die Ausstattung einzelner Arbeitsplätze.

Klassische Umzugskartons sind dafür grundsätzlich geeignet. Werden jedoch größere Mengen benötigt, können wiederverwendbare Umzugsboxen aus Kunststoff einige Vorteile bieten.

Sie besitzen einen festen Boden, stabile Seitenwände und einen passenden Deckel. Dadurch müssen sie vor dem Packen nicht erst aufgebaut werden und lassen sich gleichmäßig stapeln.

Besonders praktisch ist das, wenn mehrere Abteilungen gleichzeitig umziehen und die Verpackungen anschließend in unterschiedliche Räume verteilt werden müssen.

Die wichtigsten Vorteile im Überblick

• Sofort einsatzbereit: Mehrwegboxen werden fertig geliefert und müssen nicht mit Klebeband zusammengebaut werden.

• Stabil beim Transport: Die festen Seitenwände behalten ihre Form und weichen bei Kontakt mit Feuchtigkeit nicht so leicht auf wie Pappe.

• Gut stapelbar: Einheitliche Maße erleichtern die Planung beim Beladen von Transportfahrzeugen.

• Einfach zu organisieren: Nummerierte Boxen lassen sich einzelnen Abteilungen, Arbeitsplätzen und Zielräumen zuordnen.

• Weniger Verpackungsabfall: Die Behälter werden nach dem Umzug zurückgegeben und erneut verwendet.

• Keine dauerhafte Lagerung nötig: Das Unternehmen muss die leeren Boxen nach dem Einzug nicht behalten.

Ob Mietboxen wirtschaftlicher sind als gekaufte Kartons, hängt von der benötigten Anzahl, der Mietdauer und den Transportkosten ab. Besonders interessant sind sie für Unternehmen, die viele Gegenstände in einem begrenzten Zeitraum bewegen müssen.

Firmenumzug planen: So bereiten Sie den Bürowechsel richtig vor

Ein erfolgreicher Firmenumzug beginnt nicht erst mit dem Einpacken. Je früher die wichtigsten Abläufe feststehen, desto leichter lassen sich unnötige Unterbrechungen vermeiden.

Für kleine Büros mit wenigen Arbeitsplätzen reicht häufig eine überschaubare Planung. Größere Unternehmen mit mehreren Abteilungen sollten den Umzug dagegen als eigenständiges Projekt behandeln. Den Umzug an die neue Adresse können Sie auch über die Seite Büroumzug einordnen.

Zuständigkeiten und Termine festlegen

Benennen Sie zunächst eine verantwortliche Person, bei der alle Informationen zum Umzug zusammenlaufen. Sie koordiniert Termine, stimmt die benötigten Materialien ab und beantwortet Rückfragen aus den einzelnen Abteilungen.

Wichtig ist außerdem, dass frühzeitig geklärt wird, wer welche Aufgaben übernimmt.

Dazu gehören unter anderem der Möbeltransport, die Vorbereitung der IT, das Verpacken der Arbeitsplätze und die Organisation des neuen Standorts.

Büroumzug-Checkliste: Wann sollte was erledigt werden?

Die folgende Übersicht bietet eine praktische Orientierung für kleinere und mittlere Firmenumzüge. Bei größeren Standorten sollten Sie entsprechend mehr Vorlauf einplanen.

Planen Sie zwischen Lieferung der Boxen und dem eigentlichen Umzug genügend Zeit ein. Es ist meist deutlich angenehmer, einzelne Abteilungen nacheinander einzupacken, als sämtliche Schränke am letzten Arbeitstag auszuräumen.

Wie viele Mehrwegboxen braucht man für einen Büroumzug?

Der tatsächliche Boxenbedarf hängt vor allem davon ab, wie viele Arbeitsplätze umziehen und wie viel Material das Unternehmen besitzt.

Ein kleines Büro mit digitaler Aktenverwaltung benötigt möglicherweise deutlich weniger Umzugsboxen als eine Kanzlei mit umfangreichen Papierarchiven.

Deshalb lässt sich die benötigte Anzahl nicht zuverlässig allein aus der Zahl der Mitarbeitenden ableiten.

Diese Bereiche sollten Sie berücksichtigen

Gehen Sie vor der Bestellung durch die einzelnen Räume und erfassen Sie, was tatsächlich eingepackt werden muss:

• Arbeitsplätze: Persönliche Gegenstände, Schreibmaterial, Unterlagen und kleinere Bürogeräte

• Akten und Archive: Ordner, Bücher, Mappen und Dokumentensammlungen

• Gemeinschaftsräume: Küchenutensilien, Geschirr, Dekoration und Verbrauchsmaterial

• Technik und Zubehör: Kabel, Tastaturen, kleinere Peripheriegeräte und geeignetes IT-Zubehör

• Lagerräume: Vorräte, Ersatzmaterial und selten benötigte Büroausstattung

Besonders bei Aktenordnern sollten Sie nicht ausschließlich nach dem verfügbaren Volumen planen. Papier ist schwer, und die zulässige Traglast einer Box kann erreicht sein, bevor sie vollständig gefüllt ist.

Beispiel: Boxenbedarf für ein Büro mit 8 Arbeitsplätzen

Eine mögliche Planung könnte so aussehen:

Bei diesem Beispiel wäre ein Paket mit 50 Umzugsboxen eine passende Ausgangsgröße.

Die Zahlen sind eine beispielhafte Kalkulation und keine allgemeingültigen Verbrauchswerte. Entscheidend ist immer die tatsächliche Ausstattung Ihres Unternehmens.

Bei LIEBE BOX können Sie regulär ab 20 Umzugsboxen mieten. Der Buchungsrechner bietet unter anderem Paketgrößen mit 20, 35, 50, 70 und 100 Boxen. Auch individuelle Mengen und größere Firmenprojekte können Sie direkt anfragen.

Mehrwegboxen statt Umzugskartons: Was ist für Unternehmen besser?

Ob Kunststoffboxen oder Pappkartons sinnvoller sind, hängt vom Umfang des Firmenumzugs und den Anforderungen des Betriebs ab.

Für einen kleinen Umzug mit wenigen Gegenständen reichen häufig vorhandene Kartons aus. Werden dagegen viele Arbeitsplätze gleichzeitig verlagert, können einheitliche Mehrwegboxen die Organisation vereinfachen.

Mehrwegboxen für Akten, Bürobedarf und Kleinteile

Besonders geeignet sind Mietboxen für Gegenstände, die sich gut in gleich große Behälter einpacken lassen.

Aktenordner, Bücher, Büromaterial, Dekoration und verschiedene Büroartikel können beispielsweise nach Abteilung sortiert werden.

Das erleichtert nicht nur den Transport. Am neuen Standort ist auch schneller erkennbar, welche Box zu welchem Arbeitsplatz gehört.

Für welche Gegenstände braucht man andere Verpackungen?

Nicht jedes Teil der Büroeinrichtung gehört in eine Umzugsbox.

Große Monitore, empfindliche technische Geräte, Server, Schreibtische und Bürostühle benötigen je nach Größe und Empfindlichkeit eine andere Transportlösung.

Für empfindliche Elektronik sind passende Schutzverpackungen erforderlich. Schwere oder sperrige Möbel werden üblicherweise separat transportiert.

Eine Kombination aus Mehrwegboxen für Büroinventar und geeigneten Spezialverpackungen für Technik und Möbel ist häufig die sinnvollste Lösung.

Akten und vertrauliche Unterlagen sicher transportieren

Bei einem Firmenumzug gehören Akten und Dokumente oft zu den Gegenständen, die besonders sorgfältig vorbereitet werden müssen.

Das gilt vor allem für Unternehmen, die mit personenbezogenen oder vertraulichen Informationen arbeiten, beispielsweise Kanzleien, Arztpraxen, Steuerberatungen oder Personalabteilungen.

Akten geordnet verpacken

Fassen Sie Ordner und Dokumente möglichst nach Abteilung, Themenbereich oder Jahrgang zusammen.

Vermeiden Sie es, völlig unterschiedliche Unterlagen in dieselbe Box zu packen. Das spart zwar möglicherweise etwas Platz, erschwert aber später das Einräumen.

Jede Box sollte eine eindeutige Kennzeichnung erhalten, etwa eine laufende Nummer und den vorgesehenen Zielraum.

Verplombbare Umzugsboxen verwenden

Für sensible Unterlagen können verplombbare Mehrwegboxen eine zusätzliche organisatorische Unterstützung bieten.

Eine intakte Plombe kann helfen, ein zwischenzeitliches Öffnen einer Box erkennbar zu machen. Sie ersetzt allerdings keine sichere Zutrittsregelung und garantiert auch nicht automatisch die Einhaltung datenschutzrechtlicher Vorgaben.

Bei vertraulichen Akten sollten Unternehmen deshalb intern festlegen, wer die Unterlagen verpackt, transportiert und am neuen Standort wieder öffnen darf.

Achten Sie auch darauf, dass auf öffentlich sichtbaren Beschriftungen keine unnötigen personenbezogenen Informationen stehen.

Mehr dazu erfahren Sie in unserem Ratgeber Akten umziehen mit plombierbaren Boxen.

Mit QR-Codes und Inventarlisten beim Büroumzug den Überblick behalten

Eine gute Beschriftung gehört zu den einfachsten Möglichkeiten, einen Büroumzug besser zu organisieren.

Gerade wenn viele ähnlich aussehende Kisten transportiert werden, ist es wichtig, den Inhalt möglichst eindeutig zuordnen zu können.

Die LIEBE BOX bietet dafür einen praktischen Vorteil: Jede Box besitzt einen QR-Code, der für die digitale Inventarisierung verwendet werden kann.

So funktioniert die digitale Zuordnung

Über das Kundenportal können die Boxen mit entsprechenden Inhaltsinformationen verknüpft werden.

Eine kurze Beschreibung reicht häufig aus, beispielsweise:

• Box 01: Buchhaltung, Archivordner

• Box 02: Empfang, Büromaterial

• Box 03: Besprechungsraum, Präsentationszubehör

• Box 04: IT, Tastaturen und Kabel

• Box 05: Küche, Geschirr

Zusätzlich sollte jeder Box ein Zielraum zugewiesen werden.

Das erleichtert das Verteilen am neuen Standort und hilft, bestimmte Gegenstände beim Auspacken schneller wiederzufinden.

Wichtig: Ein QR-Code erfasst den Inhalt nicht automatisch und ist auch keine GPS-Ortung. Die Angaben müssen vorher eingetragen und gepflegt werden.

Bei besonders vertraulichen Unterlagen sollten die digitalen Beschreibungen bewusst allgemein gehalten und die Zugriffsrechte entsprechend geregelt werden.

Büroumzug mit LIEBE BOX: So funktioniert die Miete

Wer für den Firmenumzug Mehrwegboxen benötigt, muss diese nicht dauerhaft kaufen.

Bei LIEBE BOX können Unternehmen wiederverwendbare Kunststoffboxen für einen vereinbarten Zeitraum mieten.

Der reguläre Service umfasst die Bereitstellung und Lieferung der leeren Boxen sowie ihre spätere Abholung.

1. Umzugsboxen auswählen und Termin vereinbaren

Zunächst bestimmen Sie die benötigte Anzahl und den gewünschten Mietzeitraum.

Die reguläre Mindestmietdauer beträgt zwei Wochen. Dadurch bleibt vor dem Umzug Zeit zum Packen und nach dem Umzug zum Ausräumen.

Für größere Mengen oder besondere betriebliche Anforderungen empfiehlt sich eine individuelle Anfrage.

2. Leere Boxen liefern lassen

Die Boxen werden zum vereinbarten Termin an Ihren Standort geliefert.

Eine LIEBE BOX bietet folgende Eigenschaften:

• 63 Liter Fassungsvermögen

• Bis zu 25 Kilogramm Nutzlast

• Außenmaße von 60 × 40 × 36,7 cm

• Robuste, stapelbare Kunststoffkonstruktion

• Integrierter Deckel

• QR-Code für die digitale Zuordnung

• Möglichkeit zur Verplombung

• Herstellung aus 100 % recyceltem Kunststoff

Die einheitlichen Abmessungen erleichtern das Verpacken und Stapeln. Besonders bei größeren Boxenmengen kann außerdem ein geeigneter Transportroller hilfreich sein.

Die vollständigen Produktinformationen finden Sie unter Die LIEBE BOX.

3. Büroinventar verpacken und transportieren

Nach der Lieferung kann Ihr Team die Boxen direkt befüllen.

Die Verantwortung für das Einpacken und den eigentlichen Firmenumzug liegt beim Unternehmen beziehungsweise bei der beauftragten Umzugsfirma.

Die normale Boxenmiete ist somit nicht mit einem vollständigen Umzugsservice einschließlich Möbelmontage oder IT-Installation gleichzusetzen.

Stimmen Sie den Transport gesondert ab und informieren Sie die ausführende Firma darüber, dass stapelbare Kunststoffboxen verwendet werden.

4. Leere Umzugsboxen abholen lassen

Nach dem Umzug werden die Boxen ausgepackt und am vereinbarten Ort zur Abholung bereitgestellt.

LIEBE BOX übernimmt anschließend die Rücknahme der leeren Boxen. Sie werden überprüft, gereinigt und für die nächste Vermietung vorbereitet.

Damit müssen im neuen Büro keine Kartons gesammelt oder große Mengen Verpackungsmaterial entsorgt werden.

Jetzt Umzugsboxen für den Firmenumzug buchen

Was kostet ein Firmenumzug mit Mehrwegboxen?

Die Kosten für gemietete Umzugsboxen richten sich hauptsächlich nach der Anzahl der benötigten Behälter, dem Mietzeitraum und den Liefer- beziehungsweise Abholadressen.

Für die regulären Umzugspakete von LIEBE BOX können Sie den Preis direkt im Online-Buchungsrechner ermitteln.

Innerhalb des regulären Servicegebiets ist die Lieferung und Abholung Bestandteil des Mietmodells. Abhängig von der Entfernung können zusätzliche Lieferkosten entstehen.

Bei Firmenumzügen mit größeren Mengen, besonderen Zugangsbedingungen oder zusätzlichen Anforderungen sollten die gewerblichen Konditionen individuell abgestimmt werden. Für Geschäftskunden gelten abweichende Geschäftsbedingungen.

Worauf Unternehmen beim Preisvergleich achten sollten

Ein sinnvoller Vergleich berücksichtigt nicht nur den reinen Mietpreis pro Box, sondern auch die Leistungen drumherum.

Prüfen Sie insbesondere, ob die Lieferung und Abholung enthalten sind, welches Zubehör benötigt wird und welche Kosten bei einer längeren Mietdauer entstehen.

Auch der organisatorische Aufwand spielt eine Rolle. Werden Kartons gekauft, müssen diese beschafft, aufgebaut und nach dem Umzug aufbewahrt, weitergegeben oder entsorgt werden.

Gemietete Mehrwegboxen ersparen einige dieser Arbeitsschritte. Ob daraus insgesamt eine Kostenersparnis entsteht, hängt vom jeweiligen Umzug ab.

Zwischenlagerung beim Firmenumzug: Wenn nicht alles sofort mitkommen kann

Manchmal steht am neuen Standort zunächst weniger Platz zur Verfügung. Vielleicht wird ein Archiv verkleinert, ein Büro umgebaut oder ein Teil der Ausstattung erst später benötigt.

In solchen Situationen kann eine temporäre Einlagerung von Akten und Büroinventar sinnvoll sein.

LIEBE BOX bietet neben der regulären Boxenmiete auch eine separate Einlagerung geeigneter Gegenstände in den Mehrwegboxen an.

Dabei werden die befüllten Boxen nach Vereinbarung abgeholt, eingelagert und später wieder zurückgeliefert.

Die Einlagerung ist eine eigenständige Leistung mit anderen Konditionen als die gewöhnliche Umzugsboxenmiete.

Informationen zu den Möglichkeiten finden Sie im Ratgeber Büro einlagern: Akten und Inventar.

Wenn Sie sperrige Büromöbel unterbringen möchten, sollten Sie diese gesondert anfragen. Größere Gegenstände, die nicht in die Box passen, sind nicht automatisch Bestandteil der regulären Boxeneinlagerung. Eine individuelle Lösung kann gegebenenfalls separat geprüft werden.

Sind Mehrwegboxen beim Firmenumzug nachhaltiger?

Bei einem Umzug fallen häufig erhebliche Mengen Verpackungsmaterial an. Vor allem neue Kartons, Folien und Klebeband werden nach einmaliger Verwendung oft nicht mehr benötigt.

Mehrwegboxen verfolgen einen anderen Ansatz. Statt die Verpackungen nach dem Umzug wegzugeben oder zu entsorgen, werden sie an den Anbieter zurückgegeben und erneut verwendet.

Das Umweltbundesamt beschreibt die Vermeidung von Abfällen als vorrangig vor der späteren Verwertung. Mehrwegsysteme können dazu beitragen, Verpackungsabfall zu vermeiden und Ressourcen zu schonen.

Wie gut die Umweltbilanz im konkreten Fall ausfällt, hängt jedoch auch von den Transportwegen, der Lebensdauer und der tatsächlichen Zahl der Wiederverwendungen ab.

Die LIEBE BOX besteht aus 100 % recyceltem Kunststoff und ist für eine vielfache Nutzung ausgelegt. Nach der Rückgabe gelangen die Boxen erneut in den Mietkreislauf.

Gerade Unternehmen, die bei Beschaffung und Organisation auf wiederverwendbare Materialien achten, können damit eine praktische Alternative zu neu gekauften Einwegverpackungen nutzen.

In welchen Städten können Unternehmen LIEBE BOX mieten?

LIEBE BOX bietet die Vermietung von Umzugsboxen mit Lieferung und Abholung insbesondere in folgenden Regionen an:

• Oldenburg und Umgebung

• Bremen und Umgebung

• Hamburg und Umgebung

• Berlin und Umgebung

Ob eine konkrete Firmenadresse beliefert werden kann, hängt vom Standort und der jeweiligen Lieferroute ab.

Bei Unternehmen mit besonderen Anforderungen, großen Mengen oder mehreren Standorten empfiehlt sich eine vorherige Abstimmung.

Über das Kontaktformular von LIEBE BOX können Sie Ihren Bedarf beschreiben und eine individuelle Anfrage stellen.

Häufige Fragen zum Firmenumzug mit Mehrwegboxen

Können mehrere Abteilungen gleichzeitig mit Mehrwegboxen umziehen?

Ja. Gerade bei mehreren Abteilungen sind einheitliche Umzugsboxen praktisch, weil sich die Gegenstände nach Teams, Räumen oder Arbeitsplätzen sortieren lassen.

Wichtig ist, vor dem Packen ein gemeinsames Kennzeichnungssystem festzulegen, damit die Boxen nicht versehentlich in der falschen Abteilung landen.

Eignen sich Mehrwegboxen für sensible Personalakten?

Geschlossene und verplombbare Boxen können Teil eines geeigneten Transportkonzepts sein. Sie ersetzen jedoch keine internen Datenschutzmaßnahmen, Zugriffsregelungen oder vertraglichen Vereinbarungen mit beteiligten Dienstleistern.

Können Mitarbeitende ihre Arbeitsplätze selbst einpacken?

Ja. In vielen Unternehmen ist es sinnvoll, dass Mitarbeitende ihre persönlichen Arbeitsplatzgegenstände selbst verpacken. So wissen sie später auch, welche Box zu ihnen gehört.

Für gemeinschaftlich genutztes Inventar sollte dagegen eine verantwortliche Person bestimmt werden.

Können die Boxen nach dem Umzug direkt an einem anderen Standort abgeholt werden?

Grundsätzlich können Liefer- und Abholadresse voneinander abweichen. Voraussetzung ist, dass beide Adressen im bedienbaren Liefergebiet liegen beziehungsweise vorher abgestimmt wurden.

Was passiert, wenn wir mehr als 100 Umzugsboxen benötigen?

Wenn die regulären Paketgrößen nicht ausreichen, sollten Sie die benötigte Menge direkt bei LIEBE BOX anfragen. Die Verfügbarkeit, Lieferung und Konditionen können dann individuell geprüft werden.

Kann eine Firma die Boxen länger als zwei Wochen mieten?

Ja, längere Mietzeiträume können vereinbart werden. Wenn sich der Umzug verzögert, sollten Sie eine mögliche Verlängerung möglichst frühzeitig mit LIEBE BOX abstimmen.

Kann man Monitore und Computer in Mehrwegboxen transportieren?

Kleinere Geräte und Zubehörteile können in eine Box passen, sofern Maße, Gewicht und Verpackung geeignet sind. Für Monitore, empfindliche Elektronik und Server sollten Sie jedoch passende Schutzverpackungen und die Vorgaben Ihrer IT-Abteilung berücksichtigen.

Fazit: Firmenumzug mit Mehrwegboxen einfach und übersichtlich organisieren

Ein Firmenumzug ist immer mit organisatorischem Aufwand verbunden. Mit einer guten Planung, klaren Zuständigkeiten und passenden Transportbehältern lassen sich viele Arbeitsschritte jedoch vereinfachen.

Mehrwegboxen eignen sich besonders für Akten, Büromaterial und kleinere Gegenstände, die beim Büroumzug geordnet transportiert werden müssen. Durch ihre stabile Bauweise, einheitlichen Abmessungen und die Möglichkeit zur Kennzeichnung können sie die Arbeit beim Packen und Ausräumen erleichtern.

Mit LIEBE BOX müssen Sie die Behälter nicht kaufen. Sie mieten die gewünschte Anzahl, lassen sich die leeren Boxen liefern und geben sie nach dem Umzug wieder zurück. Auch für die separate Zwischenlagerung geeigneter Gegenstände gibt es entsprechende Angebote.

Sie planen einen Firmenumzug und benötigen stabile Mehrwegboxen für Ihr Büro?

Dann berechnen Sie Ihren Bedarf direkt online oder sprechen Sie uns an. Bei größeren Mengen und besonderen Anforderungen prüfen wir gerne eine individuelle Lösung.

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