Bürorenovierung: Büroinventar und Akten zwischenlagern

Kurzantwort: Eine geordnete Zwischenlagerung entlastet die Umbauphase, wenn passende Inhalte nach Räumen sortiert, dokumentiert und erst nach Abschluss der Arbeiten zurückgeliefert werden.

Wann lohnt sich das Zwischenlagern bei einer Bürorenovierung?

Bei einer Bürorenovierung müssen nicht immer alle Arbeitsplätze gleichzeitig weichen. Besonders bei Bodenarbeiten, neuer Elektrik, Malerarbeiten und Umbauten mit mehreren Gewerken kann eine vorübergehende Einlagerung geeignetes Büromaterial schützen und freie Arbeitsflächen schaffen.

Prüfe zuerst, welche Teams weiterarbeiten müssen, welche Räume tatsächlich betroffen sind und welche Unterlagen oder Geräte täglich benötigt werden. Die wichtigste Regel: Betriebsrelevante Technik und Dokumente nicht versehentlich auslagern.

Ein Phasenplan für die Renovierung im laufenden Betrieb

Raumweise statt ungeordnet auslagern

Kennzeichne jede Box nach Abteilung, ursprünglichem Raum und künftigem Zielraum. Ein Beispiel: „Büro 2, allgemeines Archiv, Zielraum 104“. So muss beim Wiedereinräumen niemand aus dem Gedächtnis entscheiden, wohin Unterlagen gehören.

IT und laufender Betrieb

Erstelle vor dem Abbau von Arbeitsplätzen einen Plan für Kabel, Monitore und Peripherie. Sichere Arbeitsdaten über eure etablierten Prozesse und stimme das Abschalten von Netzwerk, Telefonie und wichtigen Geräten mit der IT ab. Bei Mietgeräten sind die Vorgaben des Eigentümers zu beachten.

Was lässt sich in Boxen einlagern?

Die LIEBE BOX mit 63 Litern und maximal 25 kg Nutzlast eignet sich für passenden, verpackbaren Inhalt. Große lose Tische, Stühle und Schränke sind nicht automatisch Teil der regulären Boxeneinlagerung.

Datenschutz und vertrauliche Unterlagen

Personalakten, Kundenunterlagen und andere vertrauliche Daten erfordern ein eigenes Sicherheitskonzept. Erstelle Zugriffsberechtigungen, Übergabeprotokolle und eine Zuordnung der verantwortlichen Personen. Leite aus einer wählbaren Sicherheitsstufe keine pauschale DSGVO-Konformität, Zertifizierung oder automatische Versicherung ab.

Für vertrauliche Dokumente sollten Art der Verarbeitung, Schutzbedarf, Vertragsbedingungen und gegebenenfalls erforderliche Vereinbarungen vor dem Transport geklärt sein. Die QR-Inventarliste sollte keine sensiblen Namen oder Inhalte offenlegen. Den Inhalt trägst du selbst ein.

LIEBE BOX für passende Büroinhalte nutzen

Das Online-Angebot zur Einlagerung umfasst 20, 40 oder 60 Boxen bei mindestens drei Monaten Laufzeit. Standardmäßig genannt werden Lieferung leerer Boxen, Abholung der gepackten Boxen, Lagerung, Standard-Rücklieferung, Abholung der leeren Boxen sowie QR-Zuordnung. Das Unternehmen bedient Oldenburg, Bremen, Hamburg, Berlin und bestätigte Orte im Umland.

Nicht automatisch enthalten: Packen, Tragen aus beliebigen Etagen, Möbelmontage, Zusatzfahrten, Express und Teilabrufe. Kläre den vereinbarten Übergabepunkt vor der Buchung.

Kosten sinnvoll einschätzen

Bei der Bürorenovierung sind neben der Lagerdauer die Menge und die Zahl der Transporte relevant. Prüfe außerdem mögliche Ausfalltage und den Aufwand fürs Wiederaufbauen. Ein nicht genutzter Schrank lässt sich nicht durch eine Boxenkalkulation abbilden. Für aktuelle Zahlen nutze den Einlagerungsrechner.

Checkliste Bürorenovierung

• Gewerke und betroffene Räume festlegen

• Betriebsnotwendige Materialien griffbereit halten

• Büroinventar je Raum dokumentieren

• Vertrauliche Akten und Datenträger gesondert behandeln

• Boxen nach Zielräumen nummerieren

• Lose Möbel nur auf Anfrage über /kontakt einplanen

• Etage und Übergabepunkt bestätigen

• Rücklieferung erst nach Reinigung und Freigabe planen

Häufige Fragen

Kann ein Büro weiterarbeiten, während einzelne Räume renoviert werden?

Ja, wenn sichere Arbeitsbereiche, Zugangswege, Lärm- und Staubschutz sowie die IT-Versorgung sinnvoll geplant sind. Ob das praktisch möglich ist, hängt von den Gewerken ab.

Können Personalakten einfach in reguläre Lagerboxen?

Nicht ohne Prüfung. Zugriff, Vertraulichkeit und vertragliche Vorgaben müssen vor der Übergabe feststehen.

Lagert LIEBE BOX komplette Schreibtische?

Das reguläre Online-Paket ist für Boxen ausgelegt. Lose Möbel gibt es nur auf Anfrage über Kontakt.

Gibt es auch kürzere Laufzeiten als drei Monate?

Für die reguläre Online-Einlagerung ist aktuell eine Mindestlaufzeit von drei Monaten ausgewiesen.

Fazit

Eine Bürorenovierung mit Einlagerung klappt vor allem dann, wenn Raumplan, Inventar und Verantwortlichkeiten vor dem ersten Handwerkertag feststehen. Für geeignete, trockene Büroinhalte kann der Einlagerungsrechner den passenden Boxenbedarf abbilden.

Weitere interne Ratgeber: Full-Service Lagerung · Inventarliste für die Einlagerung · Was darf nicht eingelagert werden?.